Gestão documental
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A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo do arquivo documental responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária (primeira e segunda idade).
Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de arquivo, organização e consulta de documentos em formato eletrônico onde existe toda a informação de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negócio de uma empresa.
A Gestão Documental integrada com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e email permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante da organização.
Vantagens na sua utilização[editar | editar código-fonte]
As empresas que investem pela solução Gestão Documental conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos em papel, há um ganho na produtividade devido a uma uniformização dos processos e facilitando a implementação de normas de qualidade.
As vantagens na sua utilização são as seguintes:
- Uniformização de processos de reencaminhamento, aprovação, arquivo e eliminação dos documentos, mantendo o histórico de versões dos documentos.
- Digitalização dos documentos.
- Descentralização e libertação do espaço físico, isto é, os documentos e processos estão sempre disponíveis, independente do local onde o utilizador aceda aplicação.
- Com o auxílio de um browser a pesquisa da informação dos documentos está facilitada e rápida.
- Formação de um backup que permite a recuperação da informação em caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico.
Alguns exemplos desta mesma solução:
Casos de aplicação[editar | editar código-fonte]
A Gestão Documental quer seja eletrônica ou em arquivo de papel está presente em todas as organizações.
As soluções de Gestão Documental aplicam-se a um conjunto alargados de áreas funcionais:
- Administrativa e Financeira (documentos financeiros).
- Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade).
- Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e controlo de produção).
- Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos).
- Serviços a Cliente (informações, apoiam técnico e documentos de Cliente).
- Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de produtos).
- Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento).
- Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e regulamento).
- Hospitalar (gestão de prontuários e exames).
- Transportadoras (gerenciamento de notas, transportes e rotas).
Ligações externas[editar | editar código-fonte]
- https://www.sendys.pt/solucoes/gestao-documental-bpm/
- https://rportal.com.br
- «Lei nº 8.159, de 08/01/1991». - Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Regulamentada pelo Decreto nº 4.073, de 03/01/2002
- «Decreto nº 4.915, de 12/12/2003». - Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, e dá outras providências.
