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Contabilidade online

A contabilidade online é um ramo da contabilidade que realiza processos contábeis via internet, por meio de uma plataforma. Esse movimento começou a ser notado, no Brasil, no início da década de 2010 e transformou a maneira com a qual as empresas lidam com suas rotinas contábeis.

Essa forma de se relacionar com a contabilidade é uma tendência já observada em outras áreas, que, cada vez mais, adotam a tecnologia como aliada e como forma de automatizar processos e torná-los mais ágeis.

Conceito

A contabilidade online é a utilização da tecnologia para facilitar os serviços contábeis, ganhando mais agilidade.

Os escritórios de contabilidade online usam plataformas completas, desenvolvidas especialmente para esse fim. As plataformas são acessadas via internet e facilitam o envio de documentos, troca de informações e emissão de notas fiscais, entre outras coisas, em tempo real.

Por essa característica digital, o cliente da contabilidade online pode acompanhar a contabilidade da sua empresa a qualquer hora do dia e em qualquer lugar, já que as plataformas estão disponíveis para download em smartphones. Assim, essa forma de gerenciamento contábil otimiza o tempo do empresário e torna o trabalho mais ágil.

Como funciona a contabilidade online

Toda a troca de informações entre o contribuinte e o contador acontece por meio da plataforma de cada empresa de contabilidade online. Essa plataforma pode ser acessada por ambas as partes de qualquer lugar e a qualquer hora do dia.

O cliente envia dados, relatórios e comprovantes e, o contador, do outro lado, recebe essas informações e as utiliza para a confecção das demonstrações necessárias.

O pagamento dos impostos é feito pelo próprio contribuinte, após receber o boleto enviado pelo contador, também por meio da plataforma.

Os processos da contabilidade online são semelhantes aos da contabilidade tradicional, com a diferença de que, na modalidade online, toda a comunicação é feita via internet, assim como o envio e recebimento de informações contábeis, comprovantes e documentos.

Atividades realizadas pela contabilidade online

Esses são alguns exemplos de serviços que costumam ser oferecidos por empresas de contabilidade online:

Apuração de tributos
Entrega de obrigações acessórias (CAGED, RAIS, DEFIS, DIPJ, DASN, entre outras)
Orientação fiscal
Escrituração do livro caixa
Balanço anual
Classificação e escrituração da contabilidade de acordo com as normas e princípios contábeis vigentes
Geração de balanços
Elaboração de Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE)
Conciliação de saldos contábeis

História da contabilidade online no Brasil

Antes de 2007, a contabilidade ainda funcionava somente no modelo tradicional no Brasil. Os controles eram feitos manualmente pelas empresas e enviados aos escritórios de contabilidade, que organizavam as informações, tabulavam, calculavam e geravam os documentos a serem registrados na Junta Comercial.

Era comum encontrar nas empresas de contabilidade arquivos enormes, com grande volume de papel e caixas, o que também representava um alto custo.

Em 2007, influenciado pelo avanço da tecnologia, o governo federal lançou o Sistema Público de Escrituração Digital, chamado de SPED, por meio do decreto 6.022. Com o SPED, o governo começou a digitalizar os processos contábeis, pois passou a receber e enviar informações digitalmente.

O SPED integra as três esferas governamentais fiscalizatórias (federal, estadual e municipal) e todas as informações transmitidas pelo sistema têm validade jurídica assegurada por meio de um certificado digital, que funciona como uma assinatura e deve ser emitido por cada empresa.

Desde a criação do SPED, a contabilidade vem se modernizando no país. Os primeiros passos aconteceram ainda dentro dos escritórios tradicionais, com a chamada contabilidade digital — que é a digitalização de processos dentro dos escritórios.

Seguindo essa corrente, começaram a surgir empresas de contabilidade online no Brasil, cada uma com a sua própria plataforma. A primeira empresa de contabilidade online a operar no Brasil foi a Agilize, em 2013. No mesmo ano, também foi fundada a Contabilizei.

Depois disso, outras empresas foram surgindo, como a Conube, em 2014, Qipu, em 2015, entre outras.

Atualmente, as maiores empresas de contabilidade online do Brasil são:

Agilize
Contabilizei
Conube
ContSimples
Contabilivre
Facilite
Meu Contador Online
SimPlus
Tactus

Contabilidade online x contabilidade tradicional

Na contabilidade tradicional, o empresário precisa fornecer ao contador toda a documentação referente às suas atividades e dados financeiros. A partir disso, são feitas as emissões de notas fiscais, pagamentos de tributos e elaboração de obrigações acessórias.

Já na contabilidade online, todos os processos são realizados pela internet, desde a emissão de notas fiscais até o envio das declarações.

Ainda que um escritório de contabilidade tradicional tenha processos digitais, seu trabalho não é considerado contabilidade online, e sim contabilidade digital.

Contabilidade online x contabilidade digital

A contabilidade digital é a digitalização do trabalho de contabilidade tradicional. Ou seja, em vez de registrar informações em papéis, o contador passa a utilizar sistemas, economizando espaço físico e automatizando algumas funções. Além disso, a digitalização também diminui a incidência de erros, principalmente em relação aos cálculos.

A contabilidade online, por sua vez, acontece por meio de plataformas desenvolvidas por empresas que unem os serviços tecnológicos aos serviços contábeis. Cada empresa de contabilidade online tem a sua própria plataforma, por meio da qual os contribuintes e contadores trocam informações, dados e documentos.

Assim, cada empresa pode oferecer diferentes funcionalidades, de acordo com o seu sistema.

Vantagens e desvantagens da contabilidade online

A contabilidade online, apesar de ter os seus desafios, é muito benéfica para as empresas que optam por esse modelo.

Vantagens

A principal vantagem da contabilidade online é a praticidade. Com ela, o empresário consegue ter acesso fácil a todos os documentos que precisa, sem aguardar o envio por parte do contador e sem precisar se deslocar até ele. Pelas plataformas, os documentos estão sempre disponíveis, inclusive nos smartphones.

Todos os processos também são muito seguros. Todas as informações dos contribuintes são armazenadas em nuvem, em servidores com rígidos protocolos de segurança, que garantem a veracidade das informações e impossibilitam o acesso de outras pessoas.

Dessa forma, não há o risco de perda de documentos que existem na contabilidade tradicional e que podem acarretar em multas e outras penalidades.

Além disso, todo o trabalho realizado pelo contador pode ser acompanhado em tempo real pelo contribuinte, por meio das plataformas. Essa característica do trabalho também favorece a transparência na transferência de informações e facilita o controle do contribuinte, que pode acessar dados sobre a saúde financeira do negócio e saber exatamente quanto está pagando de impostos.

Outra grande vantagem da contabilidade online é a redução de custos. As empresas cobram valores relativamente baixos para os clientes terem acesso às suas plataformas, praticando preços difíceis de serem encontrados no mercado tradicional.

Desvantagens

Por outro lado, o empresário que opta pela contabilidade online também precisa lidar com alguns desafios. Nesse modelo, o contador não assume para si todas as responsabilidades, como é comum na contabilidade tradicional. Algumas tarefas ainda precisam ser realizadas pelo contribuinte, como é o caso da emissão de notas fiscais e realização dos pagamentos, além do registro de todo o fluxo de caixa.

Ou seja, o contribuinte precisa ter alguns conhecimentos específicos sobre contabilidade e conciliar essas funções às atividades principais da sua empresa.

Além disso, o atendimento personalizado ainda é um grande desafio para as empresas de contabilidade online que, por automatizarem muitas funções, têm muito mais clientes do que um escritório tradicional. Dessa forma, o contador que atende o cliente presencialmente consegue tirar dúvidas em tempo real e dar uma atenção diferenciada ao contribuinte.

Referências

http://65.108.49.104/bitstream/123456789/96/1/TCC%20-%20Contabilidade%20Online%20-%208%20per%c3%adodo%20cont%c3%a1beis%20-%20Camila%2c%20Bruno%2c%20Lucas-1-compactado.pdf

JÚNIOR, Francisco Melo. Guia completo da Contabilidade Online. Disponível em: <https://contsimples.com.br/blog/guia-completo-da-contabilidade-online> Acesso em:15 jul. 2022.

JÚNIOR, Francisco Melo. Saiba como funciona a contabilidade online. Disponível em: <https://contsimples.com.br/blog/como-funciona-contabilidade-online>Acesso em: 15 jul. 2022.

https://planejadorweb.com.br/as-10-maiores-empresas-de-contabilidade-online/

https://www.segs.com.br/seguros/155603-a-historia-da-contabilidade-digital-no-brasil-desafios-e-tecnologia

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