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- Logística do campeonato do mundo de futebol
| Campeonato do Mundo FIFA | |
|---|---|
 Copa do Mundo de 2010
| |
| Desporto | Futebol |
| Fundado | 1930 |
| Número de selecções | 32 |
| Continente | Internacional (FIFA) |
| Actual campeão |  Itália
|
| Site Oficial | fifaworldcup.com |
Todos os grandes eventos para serem bem sucedidos necessitam de uma longa e precisa preparação. É necessário fazer uma avaliação das necessidades inerentes ao evento e obter soluções às mesmas. Ao estudo de preparação, chama-se logística e no caso de um evento desportivo como o campeonato do mundo de futebol é conhecida como logística desportiva.
Para se obter um melhor resultado, as necessidades são divididas por categorias e são criados vários departamentos, cada um responsável por uma ou mais necessidades.
A logística desportiva tem como principal objectivo fazer toda a preparação do evento e garantir uma eficaz gestão de recursos, equipamentos e informações entre os vários departamentos de modo a faze-los funcionar em conjunto e ter tudo a postos no momento inicial do espectáculo.
Objectivos
[editar | editar código-fonte]Os objectivos principais da logística no planeamento de um campeonato mundial são:
- Criar um ambiente seguro para os atletas, espectadores e trabalhadores deste evento.
- Criar uma experiência positiva e agradável para todos.
Apesar de estas ideias parecerem básicas, não são necessariamente fáceis de cumprir. O facto de estarem dependentes de vários factores, tais como voluntários (sem conhecimentos e competências) que oferecem os seus serviços, das várias empresas que criam uma dificuldade de gestão devido a agenda de cada uma e das limitações físicas dos estádios onde e realizam os jogos.
Outro factor e talvez o mais importante de todos é o tempo. À medida que a data do evento se aproxima, mais prioritárias se tornam as necessidades, criando stress e desgaste físico para todos os responsáveis e trabalhadores que correm intensivamente contra o tempo.
Para uma boa solução contra estes factores são criados planos estratégicos organizacionais pela parte da logística, que definem prioridades e necessidades organizando e distribuindo tarefas pelos funcionários de modo a conseguir criar um equilíbrio entre os mesmos, para que possa estar tudo devidamente preparado para o início do evento. (Werterbeek, 2006, p. 198).
Divisão de actividades e departamentos
[editar | editar código-fonte]Devido ao grande número de actividades que necessitam de ser controladas num evento desta magnitude, o comité organizacional deve planear, estabelecer e desenvolver os recursos humanos existentes criando equipas, todas coordenadas para o mesmo objectivo final. Visto que a maior parte do trabalho é realizado por pessoas, algumas profissionais outras voluntárias, as tarefas a serem realizadas devem estar muito bem planeadas e ser apresentadas de maneira simples e concisa para que existam excelentes condições de trabalho e para que as mesmas sejam realizadas com motivação. Ou seja, para obter sucesso na realização do evento, todos os diferentes grupos de trabalho, quer os pagos, quer os voluntários, saibam exactamente o que fazer e em que momento o fazer.
Para uma melhor gestão das necessidades, estas são divididas por categorias e são criadas unidades de trabalho hierárquicas formais e informais as quais são atribuídas uma ou mais categorias. Seja qual for o nível hierárquico das unidades, o trabalho deve ser realizado no modo mais eficiente possível devido ao factor mais limitante da preparação, que é o tempo. A junção destas unidades de implementação é também conhecida como a estrutura operacional do projecto e é desenvolvida no inicio do projecto, pois a dimensão do mesmo implica tomar muitas decisões e pô-las em prática num curto espaço de tempo, e algumas são de elevado nível de exigibilidade.
As unidades de trabalho são então divididas em 3 grupos diferentes (Operações, comercial, criatividade e comunicações), que são depois subdivididas por divisões e depois por departamentos. Apesar de parecer que estas unidades hierárquicas trabalham como entidades separadas, na prática toda a estrutura organizacional é composta pela interligação de todas elas. É considerado um bom método formalizar a estrutura operacional do evento definindo as diferentes unidades ou equipas de operações, responsabilidades, etc.
Essa estrutura é definida pelos 3 grupos já referidos (Operações, comercial, criatividade e comunicações), que vão responder perante o [[chefe] executivo do projecto e que por sua vez responde perante o presidente, como caracterizado no esquema seguinte:
- Presidente
- Chefe executivo
- Operações
- Chefe das operações
- Director de operações
- Director do local de evento
- Director de tecnologia
- Director desportivo
- Director de mão-de-obra
- Comercial
- Director financeiro e subchefe executivo
- Director comercial
- Criatividade e comunicações
- Director de comunicações
- Director criativo e director de cerimónias
- Operações
As tabelas seguintes mostram a divisão dos grupos Operações, Comercial, criatividade e comunicações por cargos, explicando qual ou quais as suas responsabilidades divisionais assim como o departamento a que pertencem.
Operações
[editar | editar código-fonte]| Cargo | Responsabilidade divisional | Departamento funcional |
|---|---|---|
| Chefe das operações | Coordenar as actividades operacionais | Gestão, estratégia e integração |
| Director das operações | Distribuir um vasto leque de actividades de apoio ao longo de toda a equipa de organização | Transporte, segurança, catering, limpeza e desperdícios, alojamento, credenciamento |
| Director do local de evento | Desenvolvimento do local de evento que permite uma provisão do espaço ,serviços e suporte para realizar as tarefas de jogo | Planeamento e operações do local de evento |
| Director de tecnologia | Provisão de toda a informação tecnológica para o jogos | Telecomunicações, resultados e horários, tecnologia de informação |
| Director desportivo | Garantir que os eventos desportivos decorram de acordo com as normas da FIFA | Operações desportivas, médica, controlo anti-doping |
| Director de mão-de-obra | Planeamento detalhado de todos os aspectos do evento | Recursos humanos, administração, voluntários, uniformes |
Comercial
[editar | editar código-fonte]| Cargo | Responsabilidade divisional | Departamento funcional |
|---|---|---|
| Director financeiro e subchefe executivo | Fornecer serviços de apoio para as outras divisões | Finanças; aquisição e logística; protocolo; controlo de risco; radiodifusões |
| Director comercial | Receita pública, marketing e festivais | Patrocínios; licenças e marketing e cerimónias; espírito de equipa: bilheteiras; hospitalidade; aspecto dos jogos; relações corporativas |
Criatividade e comunicações
[editar | editar código-fonte]| Cargo | Responsabilidade divisional | Departamento funcional |
|---|---|---|
| Director de comunicações | Marketing do evento, contactar com os média e com o público geral | Marketing; publicidade; relações públicas; informação pública; média |
| Director criativo e director de cerimónias | Abertura e fecho do evento, espírito de equipa e todas actividades criativas | ------------- |
Lista para implementação do evento
[editar | editar código-fonte]A estrutura operacional e a lista de actividades, são as primeiras componentes da actividade de preparação da fase de implementação.
No inicio do planeamento, o processo de determinar a estrutura operacional começa com a lista de actividades do projecto para que o mesmo possa ser planeado de um modo lógico, simples e coordenado sem esquecer nenhum detalhe.
A lista de actividades é a seguinte:
- Acomodação
- Autorização
- Admissão
- Publicidade - estádio, programas
- Chegadas/partidas - equipas/ VIPs
- Estacionamentos
- Catering
- Cerimónias
- Comunicação
- Concessão
- Decoração - bandeiras, interior ou exterior do estádio
- Procedimentos de emergência
- Equipamentos
- Instalações - competição/ treino/ balneários/ WC/ armazenagem/ recepção/ áreas seguras/áreas de vendas/médicas/espaços de exibição
- Angariação de fundos
- Seguros
- Convites
- Licenças
- Perdidos e achados
- Medalhas/troféus/prémios
- Média
- Provisão médica
- Propaganda
- Fotografia
- Fotocopias/impressão
- Polícia
- Programa
- Registo
- Lugares sentados
- Segurança
- Sinalização - externa/interna
- Patrocínios
- Staff
- Bilhetes
- Transportes
(Werterbeek, 2006, p. 192-195).
Segurança
[editar | editar código-fonte]A organização responsável pelo evento deve ter em mente estabelecer altos padrões de saúde e segurança de modo a manter intactas a reputação e imagem do evento, de todas as pessoas responsáveis e mesmo do país anfitrião.
Para um campeonato do mundo a procura de riscos começa com 3 ou 4 anos de antecedência pela parte das seguradoras e pelas equipas responsáveis pela segurança do evento que analisam factores como saídas de emergência, tácticas para controlar o publico no caso de conflitos. São também analisados outros factores tais como catástrofes naturais que leva a uma organização de planos de emergência para o caso de acontecer, e de planos de prevenção para o caso de um ataque terrorista. (Insuring2006).
Devido aos actos [[terrorista]s de 11 de Setembro de 2001,eventos desportivos de grande dimensão, frequentados por celebridades mundiais e que recebem uma intensiva cobertura pela parte da imprensa tornam-se particularmente vulneraveis a todos os tipos de [risco]]s e actividades extremistas. Isto significa que o responsável pelo evento deve estar sempre preparado para ser confrontado com uma vasta variedade de situações de risco.
O controlo de risco tem como objectivo cobrir o maior número de situações que possam ocorrer durante este evento. Por estarmos a lidar com situações relacionadas com a saúde e segurança de todos os presentes, este controlo é normalmente atribuído à pessoa com mais experiencia que é o director de operações.
A viabilidade dos planos de segurança e creditação efectuados pelo director de operações dependem do conhecimento do programa desportivo (Director desportivo), o número de staff disponível (Director de mão de obra), de especialistas geográficos e requerimentos do estádio (director dos estádios), de sistemas tecnológicos de informação (Director de tecnologias) e de um aprofundado conhecimento de como esses sistemas interagem com o programa do evento (Chefe das operações).
Os planos de segurança destes tipo de eventos é baseada num plano procedimentos operacionais (lista das operações diárias realizadas no estádio) e em planos de emergência. Ambos os procedimentos devem ser diariamente verificados para assegurar a sua eficiência.
A tabela seguinte ilustra o plano diário do jogo Argentina vs Croacia - França 98:
| Horário | Actividade |
|---|---|
| 7:00 |
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| 9:00 |
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| 10:00 |
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| 13:00 |
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| 14:00 |
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| 15:15 |
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| 15:30 |
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| 15:40 |
|
| 15:42 |
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| 15:44 |
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| 15:45 |
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| 15:50 |
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| 15:51 |
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| 15:52 |
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| 15:53 |
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| 15:57 |
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| 15:58 |
|
| 16:00 |
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Planos de emergência
[editar | editar código-fonte]Estes planos são normalmente determinados pelas limitações físicas do estádio, entradas e saídas, e são controladas por pessoal especializado, colocados em pontos estratégicos quer dentro do perímetro do estádio, como fora.
Para a entrada dos espectadores, existe uma inspecção do bilhete nas entradas principais do estádio, seguido de uma passagem por detectores de metais, e as malas por circuito raio-X, para prevenir a entrada de objectos que possam por em risco a saúde e segurança de outros. Dada a popularidade deste tipo de eventos é aconselhado aos espectadores a chegada ao local com 2 horas de antecedência para impedir longas filas de espera.
Para os outros elementos como os atletas, oficiais, imprensa, patrocinadores, VIPs e staff, são usadas entradas e saídas diferentes das do público em geral mas onde são aplicadas normas de segurança similares mas em vez de bilhetes estes têm passes cujo objectivo, é de confirmar a identidade do seu usuário e permitir o acesso, direitos e benefícios a determinadas áreas do estádio que lhes são especialmente destinadas.
Este tipo de acreditação têm impacto nos seguintes objectivos:
- Assegurar que apenas pessoal apropriado, qualificado e elegível pode participar e assistir aos jogos
- Limitar o acesso a áreas restritas onde só pessoal qualificado pode circular
- Oferece assistência em determinar o tamanho e capacidade das áreas do estádio
- Assegurar que os participantes chegam as suas áreas de trabalho de uma maneira segura e ordeira.
São criados prazos para entrega dos passes e métodos de acreditação que têm de ser cautelosamente verificados e informados às autoridades responsáveis pela segurança de modo a que estes tenham conhecimento de quem tem acesso, para que sejam evitados conflitos no momento da entrada no estádio.
Existe normalmente apenas um centro de acreditação, que é colocado perto do estádio e que contem o hardware e software necessários para recolher e guardar em segurança a informação que é depois utilizada para efeitos de segurança e para que não possam ser efectuadas copias ou mesmo falcatruas. É possível em algumas circunstâncias permitir o acesso a alguém que se tenha esquecido ou perdido o passe, desde que essa flexibilidade não afecte a segurança do evento.
Estes privilégios são estabelecidos normalmente pelos donos do evento, estes decidem quem serão os portadores sempre em conformidade com os protocolos de gestão, e o comité organizacional faz depois a gestão dos sistemas operacionais e das zonas de acreditação que consistem em zonas para os voluntários, staff, imprensa, atletas, árbitros e VIPs.
Estes planos são criados com uma antecedência de aproximadamente 16 meses e os passes são distribuídos ao portador apenas um mês antes do inicio da prova. (Werterbeek, 2006, p. 202-206).
Incidentes, emergências e controlo de crise
[editar | editar código-fonte]O impacto de uma falha de segurança nunca deve ser subestimado. Para nos relembrar disso temos o incidente de 1989 no estádio de futebol Hillsborough em Sheffield, Inglaterra onde um incidente menor como o atraso de alguns espectadores provocou a morte de 95 deles. Como resultado deste tipo de incidentes ao longo de todo o planeta a legislação nacional insiste que sejam criados planos de emergência e de controlo de crise antes de qualquer evento desportivo de grande dimensão.
É o comité organizacional em conjunto com as agências da policia e dos outros serviços de emergência que se dá inicio ao desenvolvimento destes planos, que devem derivar primariamente de situações de risco como incêndios, sobrelotação, corte de electricidade, ameaça de bomba ou mesmo de bomba, assim como de outros actos de violência ou de terrorismo.
Este tipo de acontecimentos são muitas vezes imprevisíveis e por esse motivo é importante frisar que nenhum plano pode cobrir todo o tipo de potenciais cenários. Devem ser criados arranjos flexíveis, mas as características principais relacionadas com os princípios de formalização de responsabilidades específicas, o estabelecimento de meios de comunicação e os processos de relatar e monitorizar os incidentes devem estar permanentemente na cabeça do responsável.
Os voluntários são normalmente as primeiras pessoas a identificar os incidentes, e como todos as outras pessoas devem informadas sobre o que fazer numa situação dessas.
Se um incidente for identificado por um voluntário, devem informar verbalmente uma pessoa responsável que por sua vez informará por rádio as autoridades necessárias para controlar esse incidente. Resumidamente o sistema de relato de incidentes deve ser coerente, lógico e eficiente e os fluxos de comunicação e de decisões devem ser esquematizados de modo a serem perceptíveis por todos.
Gestão de segurança, incidentes e de risco deve ser sinónimo de gestão profissional e deve existir ao longo de todo o ciclo de vida do projecto de modo a proteger os interesses do sucesso do evento. (Werterbeek, 2006, p. 206-211).
Necessidades especiais
[editar | editar código-fonte]As barreiras físicas e sociais têm existido desde sempre e são um factor negativo para um grande grupo da população. Para evitar estas situações, os comités organizacionais têm sido pressionados de modo a removerem qualquer barreira que impeça uma pessoa com deficiência a poderem frequentar estes eventos.
Para facilitar o acesso e participação deste grupo, são efectuadas alterações físicas nos estádios, que são as seguintes:
- Sinalização para invisuais
- Instalação de rampas e elevadores
- Diminuição de altura nos balcões de atendimento
- Atribuição de lugares de estacionamento
- Instalação de aparelhos especializados para pessoas com deficiência auditiva
Apesar de todas as características e actividades necessárias ao sucesso deste evento, a experiencia dos espectadores é um factor muito importante no planeamento, tendo conhecimento dessa realidade estes serviços podem ser melhor planeados do modo a corresponder as necessidades dos espectadores.
Ao comprar um bilhete, uma pessoa com deficiência é informada dos serviços que são oferecidos e dos que não são.
Esses serviços são os seguintes:
| O que pode esperar |
|
| O que não deve esperar |
|
Voluntários
[editar | editar código-fonte]Os voluntários são um dos grupos mais determinantes no sucesso deste evento, muitos até afirmam que são a espinha dorsal do desporto e que sem eles o êxito desportivo deixaria de existir.
Devido a sua grande importância, os voluntários devem ser seleccionados cuidadosamente e devem ser enriquecidos de condições de modo a que as suas tarefas possam ser facilmente cumpridas.
Uma boa gestão de voluntários consiste em escolher pessoas com grandes capacidades, e capazes de resolver qualquer tipo de situação ao longo de todo o tempo de vida do projecto.
Essas actividades são:
| Actividades pré-evento | Consiste em participações em sistemas de recruta e de treino. |
| Actividades do evento | Inclui a provisão de um uniforme, turnos, estacionamento ou passes para transportes públicos, um aceitável nível de subsistência. São criados prémios de mérito do modo a motiva-los a fazer um bom trabalho. |
| Actividades pós-evento | Envolve normalmente um ou mais eventos sociais, agradecimentos públicos e privados, criação de uma base de dados para uma futura participação voluntária. |
Deve ser relembrado que o trabalho voluntário pode ser uma grande força de recursos humanos, mas também uma fraqueza.
Como primeiro contacto, os voluntários estão na expectativa de trabalhar com um grupo organizado, culto e profissional que tenham incutido o espírito de equipa. Estes, apesar de serem uma mais-valia por oferecem o seu tempo livre para ajudar a obtenção do sucesso do espectáculo, podem ser também considerados por outro lado, um grande factor de risco. Pois podem partir a qualquer momento, criando grandes dificuldades para a realização das actividades que têm de ser cumpridas.
É por este motivo que devem ser pensadas maneiras de mantê-los sempre motivados e faze-los sentir que fazem de uma grande equipa de sucesso, enaltecendo sempre o espírito de camaradagem.
Treino mínimo de um voluntário
[editar | editar código-fonte]O apoio voluntário ao longo de todo o tempo de vida do evento, tem participação em todas a actividades realizadas desde a montagem do espectáculo, passando pelo controlo anti-dopping até ao fim do evento, estes têm alguns dos papéis mais importantes deste sucesso. Por esta razão, todos os voluntários têm de passar por um treino específico que lhes permite ter melhores condições para a realização do seu trabalho.
Esse treino é descrito na tabela seguinte:
| Requerimentos |
|
| Responsabilidades |
|
| Tarefas típicas |
|
No final do evento, é normalmente realizada uma festa especial, que serve para agradecer todo o esforço realizado por eles. (Werterbeek, 2006, p. 211-215).
Imprensa
[editar | editar código-fonte]Num mundo evoluído tecnologicamente como o nosso, a imprensa tornou-se num factor importante a controlar neste tipo de evento.
Devido ao poder e influência dos média num evento desta dimensão existem mais jornalista e fotógrafos que atletas a participar, por essa razão a imprensa tornou-se num factor a ter em conta na gestão do projecto.
A unidade conhecida como média, é composta por vários grupos de jornalistas, fotógrafos, apresentadores de televisão, e locutores de rádio. Todos eles necessitam de meios de comunicação via verbal, electrónica ou por papel de modo a poder comunicar com os seus patrões. Os prazos de impressão são normalmente muito apertados, os fotógrafos só tem uma oportunidade para captar a imagem perfeita, e as transmissões em directo não permitem a existência de erros, por estes motivos, estes profissionais vivem em grande stress e portanto todas as condições tecnológicas e de recursos humanos devem ser apresentadas parar apoiar o seu trabalho. Numa perspectiva da gestão isto significa terem sistemas de comunicação eficientes, hardware e software testado, locais para trabalho e assistentes pessoais.
Para que existam todas estas condições, são criados locais apropriados e coordenados por um gestor, um assistente e por uma equipa de voluntários para desempenhar as funções necessárias.
Esses locais são os seguintes:
Centro da imprensa
[editar | editar código-fonte]Esta é a área central de informação, onde todos os membros creditados da comunicação social têm acesso a toda a informação relativa a competição, assim como a todos os meios necessários para comunicar (Internet, telefones). Tem um centro de apoio que é o ponto de coordenação verbal e física, entre estafetas e outros sites. Como ponto central fornece à imprensa serviços como fotocópias ou contactos de modo a obter transportes, alojamento e bilhetes.
Centro de fotografia
[editar | editar código-fonte]Este centro é similar a centro da imprensa, mas é centralizado nas necessidades da imprensa fotográfica. Inclui também um centro de apoio, ligação a internet, empréstimos de câmaras e reparação, etc.
Tribuna de imprensa
[editar | editar código-fonte]É o local onde os jornalistas podem trabalhar que tem acesso directo para o estádio. Por ser neste local que se fazem os relatos em directo todos os lugares sentados têm ligação a internet e corrente eléctrica. Os voluntários funcionam como estafetas, prestam assistência no que for necessário. Na prática este é um dos trabalhos fisicamente mais exigentes para eles, pois tem muitas vezes de se deslocar pelo estádio a correr para realizar tarefas em contra relógio.
Zona mista
[editar | editar código-fonte]É uma zona segura onde os atletas são entrevistados imediatamente após a sua saída do relvado. Para ir ao centro anti-dopping os atletas tem forçosamente de passar por esta zona. É aqui que os jornalistas têm a primeira oportunidade de colocar questões aos atletas.
Sala de conferência de imprensa
[editar | editar código-fonte]É nesta sala que os jornalistas colocam questões aos treinadores depois dos jogos. A sala é tipicamente desenhada em estilo de conferência, onde o treinador se coloca numa mesa em cima de um palco estrategicamente colocada para a fácil visão de todos os jornalistas.
É de fácil percepção que as necessidades dos média podem ser muito especificas, mas também muito diversas. Estas necessidades podem ser colocadas em quatro categorias diferentes, que são elas as seguintes:
- Informação
- Oportunidade
- Tecnológica
- Serviço de apoio
Todas estas condições mencionadas devem ser postas a disposição da imprensa 24 horas por dia,7 dias por semana para que o evento seja um sucesso. (Werterbeek, 2006, p. 215-218).
Fases de planeamento
[editar | editar código-fonte]Para que exista uma boa coordenação na realização deste evento, todo o processo é divido em fases que permitem controlar cronologicamente as actividades que devem ser realizadas, obtendo assim um esquema que permite não deixar nada para trás.
Essas fases de planeamento sao descritas no quadro seguinte:
| Objectivos |
Deve ser determinado o porque da realização do evento, quais são os objectivos a cumprir, quem vai beneficiar e como vai beneficiar |
| Conceito |
Determinar o que é o evento e como se vai parecer |
| Praticabilidade |
É nesta fase que todo o design do evento é testado, para isso são criadas algumas das seguintes sub-fases:
|
| Avanço |
Nesta fase do projecto é feito um estudo de tudo o que já foi planeado e é tomada a decisão se o projecto pode avançar ou não |
| Plano de implementação |
Nesta fase só são considerados os factores que são importantes a curto-prazo |
| Fase de implementação |
Os planos de implementação são executados e o evento começa a ser montado |
| Entrega |
Depois de tudo organizado, é feita a entrega dos estádios e equipamentos às empresas contratadas para que elas continuem a operação de organizar o espetáculo e a realização do mesmo |
| Avaliação | É feita uma avaliação de modo a verificar se todos os objectivos de curto prazo e longo prazo foram cumpridos
|
| Feedback | Uma avaliação não está completa sem o feedback:
|
Referências
[editar | editar código-fonte]- WESTERBEEK, Hans; [et. al.] - Managing Sports Facilities and Major Events. Nova Iorque: Routledge, 2006. ISBN 978-0-415-40108-1. p. 192-195, p. 202-215
- MASTERMAN, Guy - Strategic Sports Event Management an Internacional Approach. Oxford: Elsevier Butterworth-Heinemann, 2004. ISBN 978-0-7506-5983-3. p. 48-50
- INSURINGthe Football World Cup 2006 in Germany [Em linha]. [Consult. 25 Mar. 2009]. Disponível em WWW: <URL: http://www.hec.unil.ch/isa/RiskMan06/Football_World_Cup.pdf>
Ver também
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